RODO
Inspektor Ochrony Danych Osobowych w ZSS nr 101 w Poznaniu:
Odpowiadając na liczne pytania dot. prowadzenia ewidencji (rejestru) wejść na teren jednostki oświatowej w związku z epidemią COVID-19 Zespół Inspektorów Ochrony Danych dla miejskich jednostek oświatowych przedstawia poniższe rekomendacje:
Rekomendacje przeznaczone są dla jednostek już prowadzących, bądź zamierzających prowadzić, tego typu ewidencję (rejestr).
- 1. Zakres gromadzonych danych: gromadząc dane osób wchodzących na teren jednostki oświatowej należy pamiętać o jednej z naczelnych zasad RODO, wyrażonej w art. 5 ust.1 lit. c, tj. zasadzie minimalizacji danych. Za wystarczające w przypadku tego typu ewidencji (rejestru) należy uznać gromadzenie danych identyfikacyjnych i kontaktowych, takich jak:
– w odniesieniu do osób fizycznych – data wejścia, imię i nazwisko, dane kontaktowe w postaci nr telefonu bądź adresu email,
– w odniesieniu do przedstawicieli usługodawców wykonujących prace na terenie jednostki oświatowej – data wejścia, nazwa firmy, dane kontaktowe w postaci nr telefonu lub adresu email i liczba osób,
– w odniesieniu do innych podmiotów korzystających z pomieszczeń szkolnych, np. drużyn harcerskich, zewnętrznych pracowni działających w jednostce oświatowej, podmiotów świadczących usługi w zakresie zajęć dodatkowych po godzinach lekcyjnych – data wejścia, nazwa podmiotu, liczba osób i dane kontaktowe w postaci nr telefonu bądź adresu email.
- 2. Sposób prowadzenia ewidencji (rejestru): w celu spełnienia wymogów wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych oraz działania w szczególnym reżimie sanitarnym rekomendujemy prowadzenie ewidencji (rejestru) wejść w formie odrębnej karty wypełnianej przez osobę wchodzącą. Wypełnione karty powinny być gromadzone w zamkniętym pojemniku zabezpieczonym przed dostępem osób nieupoważnionych.
- 3. Okres przechowywania danych: do realizacji powyższego celu, zgodnie z zasadą ograniczonego przechowywania wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. e, rekomendujemy okres przechowywania wypełnionych kart nie dłuższy niż 14 dni. Po tym okresie karty powinny zostać zniszczone w sposób spełniający wymogi przepisów o ochronie danych osobowych (np. odpowiedni typ niszczarki).
UWAGA!!! Do tego rodzaju ewidencji (rejestru) nie mają zastosowania przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – powyższe stanowisko zostało uzgodnione z Archiwum Zakładowym UMP.
- 4. Obowiązek informacyjny: rekomendujemy udostępnienie klauzuli informacyjnej stanowiącej załącznik do komunikatu w punkcie wypełniania kart i/lub umieszczenie jej na karcie (opcjonalnie do decyzji dyrektora jednostki oświatowej).
W przypadku zaistnienia konieczności dostosowania ww. rekomendacji do specyfiki jednostki oświatowej prosimy o kontakt z właściwym Inspektorem Ochrony Danych.
Zespół Inspektorów Ochrony Danych dla m.j.o.